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浅析电子邮件归档在企业中的重要作用

Watchstor.com  佚名丨2009-10-08 15:35 标签:机房 归档 

在信息化的今天,随着数据量的增加,对数据安全的认知度的加深,我们会逐渐发现,电子邮件已经成为了商业机密、商业机会和商业沟通手段,越来越多的企业发现,如何保证电子邮件的有效利用以及保证安全成为当务之急,而这些问题的处理前提,就是要完成电子邮件归档的工作。

电子邮件归档调查令人吃惊

前不久,我们以《令人震惊的电子邮件调查》为题目,发表了一篇国外调查机构,关于电子邮件调查结果的文章。调查结果显示,电子邮件归档技术还处在发展时期,接受调查的公司中只有一小部分拥有相关的解决方案,

同时,IDC的调查结果表明,电子邮件归档应用技术有望在2011年达到23.4%的年增长率――“因为其它公司中的大部分都对企业电子邮件归档解决方案的兴趣很高。”IDC的分析师这样向媒体表示。

我们可以用一组数据来展示一下,现在电子邮件归档市场的巨大潜力。当调查公司要求被调查的企业描述一下他们当前的电子邮件归档解决方案时,只有24%的回答者提到了电子邮件归档产品或解决方案。37%的回答者以为使用PST与电子邮件归档相同,同时,39%的回答者搞不清楚备份与电子邮件归档有什么不同。

而更令人吃惊的是,令人吃惊的是:51%的系统管理员没把依赖PST文件当成是个问题。

如果在美国,这些企业都将面临美国证券交易委员的高额罚款,并且为无法保证数据安全和可用付出业务上的惨重代价,“真是令人毛骨悚然。”负责此次调查的分析师这样表达了自己的看法。

如何建立有效的电子邮件归档

归档一词我们曾多次提到,也更多次的阐述正确的归档概念,即Archive(归档)是指数据集合的一致性拷贝,通常用以长期持久地保存事务或者应用状态记录。一般情况下,归档通常用以审计和分析的目的,而不是用于应用恢复的目的。

也就是说归档不是简单的“放在那里”,而是要保证法规遵从、数据挖掘、信息搜索、业务分析等多种业务的需求。据最近刚刚推出中文版本的MessageSolution公司技术人员表示,一个好的电子邮件归档系统,不仅要提供专业化的邮件归档服务,还要包含电子邮件管理,信息保留,数据挖掘和快速搜索等诸多方面的功能,而在其中,“能够遵从包括SEC Rule 17a-4规则在内的业内及法律上对文档保留和访问的要求。满足能够搜索已归档的邮件,挖掘出有价值的历史数据。”是最为重要的。

另一方面,我们也看到,CIO们的对信息化的成本要求越来越高,也正因为如此分层存储、自动精简配置、重复数据删除等等技术都走进了用户的应用中。所以如何能够降低成本是CIO们非常关心的事情。我们知道,Exchange、Lotus这些电子邮件系统需要进行大量的系统性能,同时依赖数据库的高速读写才能满足企业的电子邮件应用,如果其数据库中有着大量的电子邮件,那么系统的运行速度将会大大降低。正因为如此,越来越多的电子邮件归档系统引入了分层存储的概念,将旧的,被检索次数少的电子邮件数据,从昂贵的服务器上迁移到相对便宜的次级存储设备上,从而有效节省硬件设备的支出。实际上,通过这样的降低服务器负载,减少了电子邮件服务器的数量,不仅提供给了企业良好的收支成本,更从减少硬件设备数量,降低高耗能设备负载方面,顺应了时下关于“绿色”的概念。

当然,异构平台的问题我们不必多说,就像MessageSolution公司的一个销售人员最经典的一句话一样:“嗨,我们支持Windows Server, Linux, Solaris, EMC Centera。”异构平台,迫使用户去寻找能够兼容尽可能多的平台的产品,而电子邮件归档厂商也看到了这其中的商机,提供了许多对于异构平台的兼容特性。

中国用户意识亟需加强

说了许多关于电子邮件归档工作的重要性与要求,我们仍有必要来看一看市场,看一看这个市场上的用户和厂商的反应。

从厂商方面来看,前一段时间,NetApp宣布,通过与Artec的合作,NetApp产品现在可以用于保护和加密电子邮件归档了,安装了SnapLocK 软件的NetApp主存储和二级存储产品可以存储由Artec EMA电子邮件归档设备产生的电子邮件档案文件。而拥有众多软件的赛门铁克也在年初,宣布了重新包装其电子邮件安全产品成为所谓的“Information Foundation”。而这个软件包包含Symantec Mail Security(邮件安全网关)与Enterprise Vault产品,并希望对电子邮件归档产品的低价策略来吸引用户。

而当我们聚焦在国内市场的时候,也有厂商开始行动了,MessageSolution于今年5月在亚太区,包括中国大陆、香港、台湾、新加坡、日本同步推出简体和繁体中文版本的企业邮件归档系统,目标直指国内电子邮件归档市场。

从用户角度来看,就像我们上面所提到的,大部分企业都对企业电子邮件归档解决方案的兴趣很高。尤其是恢复电子邮件系统可用性所需的时间,将归档的数据恢复到任何方便的设备上的能力,以及对恢复的数据进行即时存取的能力,都是用户关心的关于电子邮件归档的问题。

让我们将注意力转向国内,随着美国《萨班斯法案》在中国正式生效,作为国际化的企业或者外资公司,必须遵从欧美一些相关法规,尤其是那些已经或者准备去NASDAQ上市的公司。同时,国内也开始制定一系列法规,其中包括《公务电子邮件归档与管理规则》,对一些企业和机构的归档做出明确的规定。

而即使不为了满足那些法律法规的要求,国内用户也必须要考虑考虑,电子邮件归档是不是“必备的”,因为,如果CIO或CEO、CFO们看看现在他们的员工,在电子邮件的信息检索、数据挖掘上面所遭遇到的一系列问题,比如说“我的邮件到哪里去了?”这样的尴尬局面,甚至不仅仅是尴尬局面的“我明明记得修改后的合同文件就在邮件里面!”相信CEO绝对不会吝惜那些有关电子邮件归档的花费了。

于是,对于国内企业来说,进行电子邮件归档已经成为了不可忽略的环节。

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